Campeanu.ro» Articole» Corespondenta de afaceri» Model de scrisoare si mesaje de multumire

Tags: Modele: Scrisoare de multumire si Mesaje de multumire, Corespondenta de afaceri, Model de scrisoare, modele de scrisori

---

A spune "Multumesc" este un gest firesc si, mai ales, extrem de necesar. Fie ca e vorba de o relatie personala sau de una de afaceri, o scrisoare de multumire face, realmente, toti banii. Iata mai jos cateva modele aparute, de-a lungul timpului, in Consilier Corespondenta de afaceri editat de Rentrop&Straton (www.rs.ro).

    

Model de scrisoare de multumire dupa rezolvarea unei reclamatii

[Doamnei ..................., Manager Departamentul Clienti]
[SC ................ SA]
[Str. ................, nr. .................]
[................, Bucuresti]

Stimata doamna ..................,

Aflasem de la prieteni ca firma .........................isi trateaza cu seriozitate clientii, dar am avut ocazia in urma cu doua zile sa ma conving personal. Pentru promptitudinea de care ati dat dovada in rezolvarea defectiunilor de fabricare descoperite la ................achizitionat de la dumneavoastra va multumesc in numele meu, personal, cat si al companiei pe care o conduc.

Initial, am crezut ca va trebui sa asteptam cel putin o luna pana la aparitia unei echipe de service, lucru total neproductiv, mai ales ca suntem presati de onorarea unui contract cu un partener extern. Implicarea dumneavoastra directa a facut ca, la numai doua zile de la semnalarea defectiunilor, sa putem lucra la capacitate maxima. Acest fapt nu poate decat sa ma bucure si sa vad compania dumneavoastra ca un partener deosebit de serios si pentru achizitiile viitoare.

Am transmis deja un mesaj de multumire directorului general al SC ........... SA in care am mentionat aportul dumneavoastra decisiv in rezolvarea problemei. Va multumesc!

Cu deosebita consideratie,

[nume, prenume]
[functia]

IMPORTANT: Gasiti 576 de scrisori de afaceri gata scrise pe un CD extraordinar: http://www.rs.ro/detalii_carte.asp?pid=184

Model de scrisoare de multumire dupa primirea unei oferte

Stimate domnule ……………….,

Am sosit dintr-o lunga calatorie de afaceri si am gasit pe birou oferta dumneavoastra, prezentata intr-un mod cu adevarat profesionist. Va multumesc foarte mult pentru viteza dumneavoastra de reactie!

Am lasat deoparte orice activitate si am parcurs cu sufletul la gura oferta, descoperind, cu mare bucurie, ca sunt multe elemente pe marginea carora putem discuta. Sunt sigur ca vom ajunge la incheierea unei afaceri cat de curand. Maniera in care mi-ati raspuns la cererea de oferta trimisa in urma cu doar cateva zile, precum si preturile competitive ma indreptatesc sa afirm ca putem deveni parteneri intr-o afacere din care amandoi vom castiga.

Va multumesc inca o data si va rog sa-mi acordati cateva zile pentru a discuta oferta dumneavoastra cu toti factorii implicati din compania pe care o conduc.

Cu respect,

………………………..
General Manager

Model de scrisoare de multumire dupa anularea unei rezervari

Stimate domnule ………………,

In urma cu o saptamana am rezervat la dumneavoastra patru bilete de avion pe ruta Bucuresti – Los Angeles, iar acum trei zile am fost nevoit sa anulez aceste rezervari. Flexibilitatea de care ati dat dovada, m-a incantat enorm si va multumesc pentru intelegerea manifestata. Asa cum v-am spus deja, evenimente nu tocmai placute ma obliga sa raman in tara, alaturi de ceilalti trei membri ai Consiliului de Administratie alaturi de care intentionam sa efectuez aceasta deplasare.

Ca de atatea ori, agentia de turism pe care cu cinste o reprezentati a reactionat imediat la dorintele noastre si a luat masurile necesare. Va multumesc in numele meu si al celor trei colegi si doresc sa va asigur, pe aceasta cale, ca ati devenit deja partenerul nostru oficial privind achizitionarea biletelor de avion pe rute internationale.

Cand vom lua decizia de a merge la Los Angeles, pentru intalnirea anuala cu partenerii americani, vom apela tot la dumneavoastra. Ati dovedit ca meritati increderea noastra!

Cu stima,

………..
Presedinte al Consiliului de Administratie

Model de scrisoare de multumire dupa primirea unei comenzi

Stimate domnule …………..,

Desi de aceasta data, comanda noastra a fost pentru o cantitate de trei ori mai mare decat cea obisnuita, ne-ati livrat marfa intr-un termen uluitor de scurt. Va multumesc foarte mult pentru acest lucru si sunt realmente fericit ca nu a fost nevoie sa apelez la stocul de rezerva pe care il detinem.

V-ati dat seama, desigur, ca, in ultima vreme, cererea pentru produsele realizate de ……………. a crescut extraordinar, acesta fiind, de altfel, si motivul acestei comenzi mult mai mari. Ne bucuram ca ati reusit, si de aceasta data, sa ne livrati produsele inainte de termen.

Tinand cont de interesul crescand al clientilor firmei noastre, precum si de calitatea tot mai deosebita pe care o dovediti, am hotarat sa ne diversificam oferta. V-as fi recunoscator daca mi-ati comunica in ce zi sunteti disponibil pentru o scurta intrevedere legata de acest aspect.

Pana atunci, va multumesc din nou!

Al dumneavoastra,

……………..
General Manager

Model de scrisoare de multumire dupa o convorbire telefonica

Stimate domnule …………….,

In primul rand, doresc sa va multumesc pentru convorbirea telefonica de aproape o ora desfasurata in cursul zilei de ieri. Sunteti un om extrem de important si o ora petrecuta la telefon, fara a desfasura o alta activitate, inseamna foarte mult. Va multumesc!
In al doilea rand, intrebarile dumneavoastra legate de activitatea pe care o desfasuram mi-au deschis noi perspective privind intrarea pe o noua piata. Sunt sigur ca, alaturi de dumneavoastra, vom avea mult mai mult succes sporindu-ne portofoliul de clienti.

Nu in ultimul rand, am remarcat disponibilitatea dumneavoastra de a afla amanunte legate de compania ………….. Mi-ar face o mare placere sa va avem, intr-una din zile, oaspete in fabrica noastra. Spuneti-mi doar cand aveti o “fereastra” in program si secretara mea va organiza totul pana in cel mai mic detaliu.

Va doresc succes in actiunile pe care le intreprindeti,

Cu deosebit respect,

…………….
Director General

Draga domnule ……………..,

Am fost efectiv uimit sa aflu ca secretara dumneavoastra mi-a facut legatura si ca v-am putut vorbi personal. Astept acest moment de aproape doua luni! Va inteleg pe deplin programul incredibil de incarcat, presarat cu vizite peste hotare, si de aceea va multumesc foarte mult pentru convorbirea telefonica din cursul diminetii.

Am reusit, sper, in aceasta discutie, sa lamurim aspectele importante ale colaborarii noastre si cred ca nimic nu ne mai poate opri sa ne ducem la bun sfarsit obligatiile contractuale. De altfel, echipa mea de executia a pornit deja... motoarele si, in aproximativ o luna, lucrarea va fi gata.

Din cuvintele dumneavoastra frumoase la adresa companiei …………… am dedus ca ati fi interesat de o extindere a acestei colaborari. Va stau la dispozitie si voi fi gata pentru o discutie de afaceri oricand veti fi disponibil.

Cu stima,

……………..
Director Executiv

Model de scrisoare de multumire dupa acceptarea unei intrevederi

Draga domnule …………….,

Sunt cinci ani de cand facem afaceri impreuna si nu incetati a ma uimi! In agenda dumneavoastra gasiti in permanenta timp pentru parteneri, lucru care ramane un mister pentru mine. Desi desfasor afaceri mult mai reduse decat dumneavoastra, reusesc cu greu sa ma strecor printre invitatii, obligatii si intalniri. Cred ca va trebui sa apelez la dumneavoastra pentru a-mi gasi o secretara pe masura celei pe care o aveti!

Desi stiu ca trebuie sa plecati la un congres important chiar la sfarsitul saptamanii, ati acceptat fara rezerve intrevederea pe care v-am solicitat-o pentru a definitiva noul contract. Va multumesc foarte mult, acest lucru inseamna enorm pentru o companie mica, asa cum este ………………..

Voi avea contractele gata pregatite, tinand cont si de sugestiile avocatilor dumneavoastra, urmand a ne pune de acord numai asupra a doua puncte. Sunt sigur ca nu va voi rapi mai mult de douazeci de minute!

Va doresc toate cele bune,

…………..
Director General

Model de scrisoare ironica de multumire

Domnule ………….,

SC …………… SRL intentioneaza de cateva luni sa patrunda pe piata din Timisoara, dar pana astazi ne-a, aflat in faza de tatonare. Masura luata de compania dumneavoastra, de a introduce abuziv o clauza de fidelitate in contractele cu clientii pe care ii aveti ne-a deschis insa ochii: avem mari sanse de a reusi si pe piata din Vest. Nu putem decat sa va multumim pentru serviciul enorm pe care ni l-ati facut!

Membrii Consiliului de Administratie aveau in vedere o colaborare extinsa cu compania dumneavoastra, chiar un contract de exclusivitate pe zona. Din pacate insa, prin actiunile pe care le-ati intreprins ne-ati dovedit ca nu putem reusi in Timisoara decat daca ne vom baza pe fortele noastre. Iarasi va multumim ca ne-ati permis sa evitam la timp o colaborare ce s-ar fi putut dovedi falimentara pentru noi!

Pe aceasta cale va informam ca, incepand de la 15 august, vom deschide un birou in orasul dumneavoastra, urmand ca de la 15 septembrie sa intram, efectiv, in actiune. Cu alte cuvinte: VENIM! Vom folosi numai armele care ne-au facilitat si pana acum succesul in afaceri: grija fata de clienti si seriozitatea. Cu aceste arme am invins in Bucuresti, Iasi, Oradea, Craiova, Suceava si Constanta. Cu aceleasi arme vom reusi si in Timisoara.

…………………
Director Dezvoltare

IMPORTANT: Gasiti 576 de scrisori de afaceri gata scrise pe un CD extraordinar: http://www.rs.ro/detalii_carte.asp?pid=184

**********

Importanta unui simplu “Multumesc!”

Intr-una din cartile lui care au stabilit, practic, principiile comunicarii moderne in afaceri, celebrul Dale Carnegie spunea ca a multumi dupa un moment crucial este mai important chiar decat trimiterea... ordinului de plata. Oamenii de afaceri sunt implicati in acest domeniu din foarte multe motive, iar banii sunt clar, pe podium. La fel de importanta este insa dorinta lor de a se simti valorizati, apreciati si importanti. O scrisoare de multumire este, in foarte multe cazuri, ceea ce isi doresc cu adevarat. Un simplu “multumesc” este cuvantul care va diferentiaza si va pune intr-o lumina mult mai favorabila in lupta cu concurenta. Scrisoarea de multumire este o reimprospatare a relatiei de afaceri si atrage dupa sine o reconsiderare a viitoarei relatii sau, dimpotriva, a unei relatii mai vechi. De ce este important sa spuneti “multumesc”? Pentru ca resursele de timp sau materiale alocate acestui proces sunt neinsemnate, dar beneficiile, credeti-ma pe cuvant, pot fi imense. De asemenea, o scrisoare de multumire poate fi motiv pentru lansarea unei noi provocari sau pentru clarificarea unor elemente din corespondenta anterioara.

De ce nu multumesc oamenii?

Din comoditate – este cel mai simplu si mai pertinent raspuns. Sunt o sumedenie de factori interni si externi, asa cum aminteam in partea de inceput, care va impiedica sau va distrag de la procesul de... multumire. Foarte multi oameni de afaceri, in special cei proveniti din preajma... targurilor de masini sau a pietelor, nu vad decat la un metru in fata lor (metaforic vorbind). “ Ii iau banii acum si voi vedea eu pe urma. Daca are nevoie de mine, va veni oricum sa incheiem o noua afacere!”. Livreaza marfa sau presteaza serviciul, incaseaza banii si pornesc in cautarea unui alt musteriu. Este si aceasta o modalitate de a face afaceri… Dumneavoastra, sunt sigur, nu va numarati printre oamenii de afaceri descrisi mai sus. Dumneavoastra stiti cel mai bine ca este mult mai greu sa castigati un nou client decat sa pastrati unul vechi. Iar un client, un partener de afaceri, se fidelizeaza si prin trimiterea dupa evenimente semnificative a unor eficiente scrisori de multumire.

Cand trebuie sa trimiteti scrisori de multumire

Intotdeauna! Nu, nu este o gluma, ci un fapt dovedit in ani si ani de studii efectuate de specialistii in corespondenta in afaceri. Trimiterea unei scrisori de multumire este mult mai fireasca decat realizarea de carti de vizita pentru toti angajatii care intra in contact cu oameni din afara companiei. Sunt sute de motive care implica trimiterea unei scrisori de multumire. Iata doar cateva, cu pretentia cu nu le-am amintit decat pe cele mai importante:
- dupa primirea unei comenzi,
- dupa o convorbire telefonica,
- dupa acceptarea unei cereri de amanare,
- dupa primirea unei scrisori de apreciere,
- dupa participarea la o intalnire cu personalitati importante pentru afacerea dumneavoastra,
- dupa primirea unei invitatii la un eveniment,
- dupa primirea unei oferte,
- dupa rezolvarea unei reclamatii,
- dupa o recomandare favorabila,
- dupa confirmarea unei rezervari,
- dupa anularea unei rezervari,
- dupa primirea unor informatii solicitate,
- dupa un interviu de angajare,
- dupa primirea unui produs pentru teste,
- dupa stabilirea unei noi relatii de afaceri,
- dupa primirea unei sume de bani in cont,
- dupa acceptarea amanarii unei intrevederi,
- dupa primirea unei sponsorizari (donatii),
- dupa aparitia in presa a unui articol favorabil afacerii dumneavoastra,
- dupa acceptarea unei intrevederi,
- dupa obtinerea unui nou client important ...

Lista de mai sus poate continua cu cel putin inca 100 de motive pentru trimiterea unei scrisori de multumire. in modelele pe care le-am pregatit pentru dumneavoastra, veti mai gasi si alte situatii care impun o corespondenta prin care sa spuneti “multumesc”.

Atentie!
Prins cu probleme extrem de importante privind activitatea companiei pe care o conduceti sau in care va desfasurati activitatea, de foarte multe ori, veti neglija trimiterea unei scrisori de multumire. Este adevarat, e foarte important sa demarati deja imediat dupa incheierea unei convorbiri telefonice onorarea comenzii. O scrisoare de multumire va construi insa o punte afectiva intre dumneavoastra si potentialul partener de afaceri. O relatie afectiva care se va dovedi extrem de importanta, daca nu decisiva, in desfasurarea afacerii.

Scrisori de multumire dupa rezultate negative

Da, poate parea bizar, dar este bine sa trimiteti scrisori de multumire si atunci cand rezultatul discutiei sau al intrevederii este negativ. Ati incercat sa obtineti un pret mai bun, dar actiunea dumneavoastra s-a soldat cu un esec lamentabil... Se mai intampla, nu puteti castiga in fiecare zi. Puteti insa sa scrieti patru fraze pe o hartie cu antet prin care sa multumiti pentru timpul acordat si pentru eforturile facute de partenerul de afaceri pentru gasirea unei solutii convenabile pentru ambele parti. Trimiterea unei astfel de scrisori de multumire va garanteaza faptul ca, in negocierea viitoare, porniti de pe o alta treapta. Evident, superioara.

Atentie! Diplomatia face minuni de mii si mii de ani. Razboaie sangeroase au fost evitate numai pentru ca anumite minti luminate au stiut sa exploateze si ultima farama de sansa. O lupta pierduta nu este decat o etapa in ceea ce v-ati propus sa realizati pe taramul afacerilor. Cei ce reusesc aici sunt oamenii pentru care joaca cu banii si cuvintele reprezinta cel mai mare hobby. Trimiteti, asadar, o scrisoare de multumire chiar si atunci cand nu prea aveti pentru ce multumi. Veti vedea ca actiunile dumneavoastra vor creste considerabil.

Ironia fina si scrisorile de multumire

Chiar daca sunteti la inceputul carierei dumneavoastra de om de afaceri, nu trebuie sa va lasati niciodata calcat in picioare. Este o realitate faptul ca viata este un lung sir de compromisuri, mai mici sau mai mari. Reusesc cei care stabilesc un echilibru intre ele si nu se abat prea tare de la principii. Principiile fiecaruia, evident. “ Scopul scuza mijloacele”, spunea Machiavelli, trasand si el directii clare, pentru unii, in afaceri. Calea de mijloc duce insa intotdeauna la succese remarcabile si, mai ales, durabile, continue. Umilinta nu trebuie sa fie o stare pe care sa o acceptati cu zambetul pe buze chiar daca sunteti in pragul falimentului. Sunteti muscat de coada? Muscati-va concurentul de aceeasi parte a corpului, poate chiar de beregata, daca este nevoie sa supravietuiti. O arma eficienta impotriva “sagetilor otravite” lansate de dusmanii in afaceri sunt tocmai scrisorile de… multumire! Bine plasate si redactate, acestea au un efect garantat asupra concurentei. Daca stiti sa imprimati un caracter fin ironic scrisorilor dumneavoastra de multumire, veti reusi sa demonstrati ca sunteti un actor greu pe piata, desi treceti printr-o perioada mai dificila. Cine se pune cu dumneavoastra se lupta cu un adversar de categorie superioara, fara prea multe sanse de reusita. impletiti ironia cu multumirile (aveti doua modele prezentate in paginile …) si va veti face respectat.

Atentie! Ironia nu presupune folosirea de cuvinte “grele”. Va aflati pe un teritoriu in care multe arme sunt permise, dar nu uitati ca duelurile nu s-au desfasurat niciodata cu... tunul, ci cu sabia sau cu pistolul. Nu foloseste la nimic sa va “infierati” concurentii sau fostii parteneri de afaceri cu cuvinte de care s-ar rusina pana si… liderul galeriei unei echipe de fotbal. Daca stiti sa va plasati banii in afaceri profitabile, trebuie sa invatati sa va descurcati si cu cuvintele cu doua taisuri. Pastrand insa un limbaj elevat. Nu uitati! Afacerile sunt pentru gentlemeni.

Opriti-va la timp!

Ati reusit o afacere pentru care, cum spune romanul, va vine sa va sarutati singur si ati trimis o frumoasa scrisoare de multumire. Gata, misiune incheiata cu succes, treceti la alta actiune. Nu va foloseste absolut deloc starea de extaziere prelungita si trimiterea de scrisori de multumire (aceluiasi client sau partener) cu cadenta unei mitraliere. O scrisoare de multumire corect formulata, in care termenii sunt alesi cu grija, este suficienta. Doua, trei sau chiar patru nu au decat darul de a deranja si, atentie, de a cristaliza partenerului parerea ca sunteti la... prima afacere in stil mare. Opriti-va, asadar, la timp, fara a trece la extrema cealalta. Sunteti un partener cu drepturi egale in orice tranzactie si chiar daca afacerea este una, intr-adevar, senzationala, este de ajuns o singura scrisoare de multumire.

Atentie! Puteti pierde un partener puternic de afaceri prin faptul ca ati uitat sa-i trimiteti o scrisoare de multumire, dar, la fel de bine, il puteti pierde trimitandu-i prea multe... Nu va agasati clientii/partenerii/posibilii parteneri transmitandu-le acelasi mesaj /de multumire). Pastrati-va demnitatea si utilizati acest instrument eficient doar atunci cand se impune!

(articol aparut in lucrarea Consilier - Corespondenta de afaceri editat de Rentrop&Straton)