Campeanu.ro» Articole» Diverse» Managementul timpului sau time management:

Tags: Afla totul despre Time Management!, Pareto, legea lui Pareto, managementul timpului, caracteristici SMART, metoda celor 4 cadrane

---

Singura resursa pe care nu o puteti cumpara!

Oamenii se nasc, traiesc si mor. E o lege a firii pe care nu a votat-o nici un parlament si nu a promulgat-o nici un presedinte. Nici macar de la vreun rege nu ne-a ramas mostenire. Este o lege ce sta la baza constructiei Universului si singura certitudine in aceasta viata este ca, intr-o zi, speram cat mai indepartata, vom muri. Trist, dar adevarat. Ei bine, la fel de adevarat este ca timpul reprezinta singura resursa pe care nu o puteti cumpara. Daca aveti succes in afaceri (si suntem siguri ca asa este), intr-o zi puteti cumpara o racheta spatiala sau un mic sat. teoretic, acest lucru este perfect posibil. A cumpara insa timp, fie si doar o secunda, este, cu certitudine, imposibil. Timpul nu poate fi nici macar imprumutat sau extins. Timpul este timp, iar cand grauntele de nisip a trecut dintr-o parte in alta a clepsidrei, momentul a devenit deja istorie.

Realizati o strategie de management eficienta cu ajutorul Manualului Directorului de S.R.L.! Click aici!

Singura posibilitate de a castiga timp este sa-l folosim eficient si sa economisim cat mai mult. Gestionarea eficienta a timpului este o stiinta si s-au scris mii de carti in intreaga lume pe marginea acestui subiect. O singura jumatate de ora economisita pe zi inseamna nici mai mult nici mai putin decat 22 de zile pe an. Adica 22 de zile de productivitate. Ce inseamna o jumatate de ora? O discutie la telefon sau o eroare a computerului ce trebuie rezolvata pe moment de noi, in loc sa apelam la managerul IT. Organizarea timpului ofera doua oportunitati pe care trebuie sa le exploatati:

- obtineti acelasi rezultat intr-un numar mai mic de ore,
- obtineti mai multe rezultate in acelasi numar de ore.

Timpul trece diferit, de la caz la caz. Cand sunteti alaturi de cei dragi, in concediu, zilele sunt ore, iar orele minute. Cand sunteti pe punctul de a semna un contract, minutele vi se par ore, iar orele ani. Este o problema ce tine doar de perceptie.Trebuie sa recunoasteti: cel mai mare dusman al dumneavoastra este timpul. Daca ati avea mai mult timp, ati incheia mai multe intelegeri, ati vinde mai mult, v-ati forma mai bine angajatii. Dar chiar puteti avea mai mult timp! Totul este doar sa urmati cateva reguli simple, in esenta, dar uneori, trebuie sa va avertizam, dificil de aplicat in practica.

Unde se duce timpul dumneavoastra?

Buna intrebare! Nu-i asa ca, pe moment, ati fost tentati sa raspundeti cu lux de amanunte, fiind sigur ca stiti unde se duce timpul d umneavoastra? Dupa care ati ramas pe ganduri si ati zis ceva de genul “Aaaaa, Aaaaa!”. Stati linistit! Nu sunteti nici primul si, cu siguranta, nici ultimul om care nu stie pe ce-si cheltuieste timpul.

Este bine cand timpul se duce in mod placut, la o masa cu prietenii sau la o partida de tenis cu un partener. Dar acesta este timpul dumneavoastra liber. Cu cat aveti mai mult, cu atat veti fi mai bogat! Timpul petrecut la birou trebuie exploatat la maximum din doua motive: trebuie sa fie cat mai putin, pentru a va bucura de viata personala si, la fel de important, trebuie sa fie transformat in cat mai multi… bani. De aceea e bine sa cunoasteti cei 11 factori interni si 11 factori externi care va mananca, la propriu si la figurat, timpul.

Chestionar rapid pentru oameni in criza de timp

Stiu ca sunteti ocupat, dar un mic chestionar pentru a determina cum stati in acest moment cu managementul timpului va va solicita mai putin de 3 minute. Raspundeti cu DA sau NU, cititi recomandarile specialistilor pentru fiecare punctaj si mergeti mai departe cu citirea acestui articol.

Va garantam ca, la finalul lecturii, veti fi convins ca ati “cheltuit” 20 de minute intr-o maniera extrem de profitabila pentru timpul dumneavoastra viitor.

1. Timpul meu este consumat de actiuni pe care nu le pot controla.
DA NU

2. Am mari probleme in a gasi timp pentru a ma relaxa in fiecare zi.
DA NU

3. Imi pierd concentrarea gandindu-ma la cate lucruri am de facut.
DA NU

4. Simt ca nu fac lucrurile in ordinea prioritatii lor.
DA NU

5. Acord timp insuficient planificarii zilnice si saptamanale.
DA NU

6. Nu reusesc sa fac deosebirea intre lucrurile urgente si cele importante.
DA NU

7. Nu fac analize periodice ale activitatilor mari consumatoare de timp.
DA NU

8. Sunt nemultumit de modul in care imi petrec timpul la birou in fiecare zi.
DA NU

Daca ati obtinut peste 5 raspunsuri DA, atunci aveti o mare problema cu utilizarea timpului si este cazul sa va reorganizati rapid pentru ca riscati sa intrati intr-un asa-numit blocaj al timpului.
Daca ati obtinut peste 5 raspunsuri NU, sunteti un om care stie, in linii mari, sa-I planifice timpul. Sfaturile urmatoare va vor ajuta sa deveniti si mai eficient in aceasta activitate.

22 de factori interni si externi care va “mananca” timpul

Cei 22 de factori (interni si externi) pe care ii prezentam mai jos au, mai mult ca sigur, un loc bine precizat pe lista pe care v-am recomandat sa o alcatuiti. Acesti factori sunt regasiti la capitolul… “timp pierdut degeaba” in toate studiile efectuate in ultimii cincizeci de ani legate de managementul eficient al timpului.

Factori externi
1. birocratie
2. telefon, e-mail, Internet
3. intalniri
4. vizitatori
5. personal incompetent
6. regulamente si a proceduri ineficiente
7. socializare
8. lipsa de informatie
9. abundenta de documente
10. probleme de comunicare
11. instabilitate economica

Factori interni
1. lipsa competentelor necesare
2. slaba organizare a agendei
3. lipsa de disciplina individuala
4. asteptari prea mari
5. amanari
6. delegari defectuoase
7. obiective neclare
8. prioritati gresite
9. criza
10. lipsa obiectivelor
11. dificultati in a spune NU

Atunci cand plecati cu masina intr-o calatorie, va asigurati de faptul ca stiti foarte bine traseul. Ei bine, acelasi lucru trebuie sa se petreaca si cu timpul dumneavoastra. La iesirea pe usa, in fiecare dimineata, trebuie sa cunoasteti cel putin 90% din activitatile pe care trebuie sa le desfasurati in ziua respectiva. Am spus doar 90% pentru ca, in activitatea unui manager de succes, intervin mereu situatii neprevazute ce necesita o rezolvare imediata. Este o certitudine: fara stabilirea unor obiective clare pe termen scurt, nu aveti nici o sansa sa obtineti un control avansat al timpului de care dispuneti. Veti fi ca un superb automobil de teren pierdut printre dune in cursa Paris-Dakar pentru ca pilotul a uitat GPS-ul in tabara.

Timpul dumneavoastra si legea lui Pareto

Un modest economist italian din secolul XIX, care nu s-a putut lauda cu foarte multe realizari in viata sa, a lasat totusi omenirii o lege care a revolutionat conceptul de “eficienta”. Este vorba despre Vilfredo Pareto care a “proclamat” legea ce ii poarta numele, asa-numita “Lege 80/20”. Pareto a afirmat si, foarte interesant, a sustinut cu dovezi ca 80% din tot ceea ce se realizeaza pe pamant se face cu doar 20% din efortul omenirii. Mai mult, el a aplicat legea fiecarui domeniu in parte si i-a dovedit universalitatea. De exemplu, conform lui Pareto: 80% din comenzile firmei sosesc de la 20% din clientii din baza de date, 80% din examenele unei sesiuni se iau invatand 20% din timpul total.Aceasta lege duce la o oportunitate foarte atractiva de organizare a timpului! Stabilindu-va obiective concrete, puteti fi 80% eficient atingand 20% din obiective. O perspectiva interesanta, nu-i asa? Mergand pe aceeasi idee, daca va realizati o lista zilnica de 10 activitati, va puteti astepta la 80% eficienta prin rezolvarea celor mai importante doua. De aici vine o alta regula importanta: pentru a fi eficient, trebuie sa va concentrati, in primul rand, pe cele mai importante activitati. Cele de care depind afacerea dumneavoastra, supravietuirea si dezvoltarea ei.

Managementul timpului ca obiectiv si… obiective

In fiecare zi alergati de la un contract la altul, discutati cu cat mai multi dintre oamenii importanti din jurul dumneavoastra cu un singur scop: atingerea obiectivelor pe care vi le-ati propus. Daca nu aveti obiective e o mare problema… Veti pierde timp inutil si va veti trezi peste ani ca ati alergat de unul singur intr-o cursa si ati iesit pe locul doi. Managementul timpului este, prin excelenta, un management prin obiective. Planificarea eficienta a timpului inseamna identificarea obiectivelor si asumarea responsabilitatilor ce tin de atingerea acestora. Daca privim obiectivele ca fiind rezultate masurabile ale activitatilor pe care le realizam, putem face apel la caracteristicile SMART, tocmai pentru ca planificarea dumneavoastra sa fie si mai precisa.

Caracteristicile SMART ale obiectivelor, asa cum au fost definite ele in ultimii ani, inseamna:

SPECIFIC. Un obiectiv trebuie sa fie specific. Cu cat este mai specific, cu atat consumati mai putin timp pentru atingerea lui.
MASURABIL. Un obiectiv trebuie sa fie masurabil, cu alte cuvinte, trebuie sa existe o metoda de cuantificare a rezultatelor. Un obiectiv nemasurabil nu poate fi evaluat.
ADECVAT. Un obiectiv trebuie sa fie posibil. Daca va fixati obiective imposibile, tot ceea ce veti obtine va fi o stare de continua frustrare.
RELEVANT. Fixati-va obiective care sunt relevante pentru pozitia dumneavoastra, de administrator al afacerii. Nu va pierdeti in sarcini pe care le puteti delega.
TEMPORAL. Un obiectiv incepe si trebuie sa se incadreze intr-o perioada bine definita de timp. Amanarile sunt, in acest caz, cel mai mare dusman.

Exercitiu
Ati trecut de vremea examenelor, dar un mic exercitiu, mai ales cand este vorba de timpul dumneavoastra, este, veti vedea, extrem de eficient.

Luati, asadar, o coala de hartie si un pix si scrieti:

5 obiective profesionale, detaliate prin prisma caracteristicilor SMART
1.
2.
3.
4.
5.

5 obiective personale, detaliate prin prisma caracteristicilor SMART
1.
2.
3.
4.
5.

Incercati sa urmariti, pe o perioada de timp pe care vi-o stabiliti chiar dumneavoastra, atingerea acestor obiective.

7 principii moderne de management al timpului

De multe ori este greu de acceptat ca, desi conduceti zeci sau sute de oameni, aveti probleme (si chiar mari), cu gestionarea propriului timp. Dar acest fapt este cat se poate de real dintr-un motiv foarte simplu: cel mai usor ne este sa ne lasam pe ultimul loc... Ca administrator de afaceri sunteti tentat sa va ocupati mai intai de problemele altora si abia apoi de problemele dumneavoastra. Acest lucru poate inceta daca aplicati, chiar de acum, cele 7 principii simple de planificare a timpului descrise in cele ce urmeaza.

1. Realizati in fiecare dimineata lista cu ceea ce trebuie neaparat sa faceti,
2. Stabiliti-va un interval orar in care nimeni, sub nici o forma, sa nu va deranjeze. In acest interval puteti rezolva problemele cu adevarat importante ale companiei pe care o conduceti,
3. Luati decizia de a nu parasi o activitate pana cand aceasta nu este finalizata,
4. Faceti deosebirea intre urgent si important. De foarte multe ori (uneori, de chiar prea multe ori), lucrurile urgente nu sunt neaparat importante. Reciproca nu este neaparat valabila!
5. Includeti pe lista zilnica (sau saptamanala) de activitati si actiuni pe termen lung (legate de familie, de dumneavoastra personal sau de sectorul non-business)
6. Identificati perioada de timp in care dati randament maxim. Este inutil sa va programati intalnirile de afaceri pana in pranz daca sunteti un om mult mai activ dupa-amiaza,
7. Transmiteti aceste principii si directorilor din firma dumneavoastra!

Cum functioneaza “Metoda celor 4 cadrane”

De departe, cel mai bun sfat privind managementul timpului este sa constientizati trecerea minutelor si a orelor dintr-o zi de lucru si sa actionati in consecinta. Cu cat veti fi mai atent la cum va organizati fiecare activitate consumatoare de timp, cu atat va cresc sansele de a obtine, zilnic, minute sau chiar ore in plus. Din acelasi timp!
In planificarea eficienta a timpului exista o metoda care da intotdeauna rezultate. Tot ceea ce trebuie sa faceti este sa includeti fiecare actiune intr-o matrice numita “Metoda celor 4 cadrane”. Punand in matrice fiecare activitate, va garantam ca, in mai putin de doua saptamani, rezultatele vor fi vizibile. Metoda este de o simplitate dezarmanta:

Cadranul 1: Activitatea este: IMPORTANTA si URGENTA
Cadranul 2: Activitatea este: IMPORTANTA si NEURGENTA
Cadranul 3: Activitatea este: NEIMPORTANTA si URGENTA
Cadranul 4: Activitatea este: NEIMPORTANTA si NEURGENTA

Principala dumneavoastra preocupare trebuie sa fie activitatile importante si urgente. Urmeaza sarcinile importante si neurgente, desi aici incercati sa delegati cat mai mult. Cat despre celelalte doua tipuri de activitati, incercati sa le treceti in coada listei sau sa le rezolvati in ferestre. Ele sunt doar consumatoare de timp, rezultatele lor fiind aproape invizibile. Nu uitati! Cu cat mai mult veti delega (bineinteles, unor persoane competente), cu atat veti avea mai mult timp pentru ceea ce conteaza cu adevarat pentru dumneavoastra! Nu mai pierdeti timpul! Succes!

(articol aparut in Consilier Manualul Directorului de SRL editat de Rentrop&Straton).