Tags: Cele 10 secrete ale rezolvarii conflictelor intre angajati
Intoxicati de filmele americane, de multe ori avem tendinta de a considera ca munca in echipa inseamna doar activitati relaxante si comunicari pasnice. Peste toate acestea, dumneavoastra, ca administrator, ar trebui sa fiti ca un capitan pe un vas de lux oprit in Maldive, pentru un "stagiu" de cateva zile. Cu alte cuvinte, nu aveti nimic altceva de facut decat sa va uitati linistit la angajati si sa va numarati sutele de mii de euro care va intra saptamanal in cont. Ei bine, trebuie sa va dezamagim si sa va spunem ca pana acum a fost vorba doar de fictiune... Mai mult ca sigur, ati experimentat pe propia piele ce inseamna conducerea unei echipe de angajati pentru atingerea unui obiectiv sau, pur si simplu, pentru realizarea activitatilor de zi cu zi. Si nu e deloc ca in povestile de succes. De fapt, nu intotdeauna...
Angajatii se cearta intre ei in toata lumea. Se cearta si in compania dumneavoastra pentru ca oamenii nu sunt roboti. Au personalitati, sentimente, simpatii si antipatii. Se "lucreaza" unii pe ceilalti doar pentru ca ne-si plac, reciproc, coafurile sau fiindca sunt fanii unei alte echipe de fotbal. si ar fi simplu daca totul s-ar opri aici, dar, in numeroase cazuri, problemele de natura personala intra peste cele de natura profesionala cu rezultate de-a dreptul catastrofale. Proiecte neterminate la timp pentru ca doi actori principali nu-si mai vorbesc sau pierdere in loc de profit din cauza antipatiei dintre analistul financiar si directorul de productie. Iar asta e realitatea cu care se confrunta tot mai multe companii, mici si mari, profitabile sau in pragul falimentului. Rolul dumneavoastra nu poate fi decat unul singur: cel de lider. Iar un lider adevarat stie ce trebuie facut pentru ca in firma lui atmosfera sa fie calma si productiva. Stie sa-si impace oamenii si sa transforme conflictele in situatii win-win.
Cum stiti cand vine "furtuna"?
Respectand intelesul... meteorologic al intrebarii, raspunsul se poate traduce prin actiuni ce au ca scop eliminarea sau diminuarea pierderilor ce pot surveni ca urmare a unei furtuni sau uragan. intr-o echipa, furtuna inseamna un conflict izbucnit intre doi sau mai multi membri. Daca ati sti cand mercurul din barometre incepe sa... tremure, atunci ati putea interveni din vreme si ati economisi timp important (si chiar multi bani). Ei bine, sunt cateva simptome care arata clar ca sanatatea unei echipe nu este perfecta, ca exista o alergie sau o infectie ce poate degenera intr-o problema ce necesita o operatie. Trecand de la comparatii meteorologice si medicale la termeni concreti, ce tin de management, iata care sunt aceste semne:
- angajatii nu-si mai raspund la telefoane sau e-mail-uri,
- absenteism ridicat al unor angajati,
- comunicare inexistenta, mai ales in cazul proiectelor care necesita acest lucru,
- pasivitate crescuta a angajatilor,
- numeroase plangeri, la seful ierarhic sau la top-management,
- schimburi de replici violente,
- confruntari fizice (aici situatia e grava si intram pe teritoriul avocatilor),
- nefinalizarea unei sarcini de serviciu,
- neindeplinirea la timp a responsabilitatilor incredintate,
- rezultate de foarte slaba calitate, mentinute in timp.
Fara indoiala, semnele de mai sus pot fi completate si de altele. Aici intervine flerul dumneavoastra de manager!
Important
De multe ori, prinsi cu lucrurile ce tin compania pe linia de plutire, puteti neglija faptul ca relatiile dintre membrii echipei s-au deteriorat. Poate ca, pe moment, rezultatele nu se vad, dar, mai devreme sau mai tarziu conflictul mocnit va izbucni. Iar criza, cu cat este descoperita si tratata mai tarziu, cu atat este mai dificil de rezolvat. Asadar, nu inchideti ochii la nici unul din semnele ce pot insemna o stare conflictuala la nivelul echipei.
Cat de aproape sunteti de situatia ideala
Spuneam de filmele americane in care angajatii merg impreuna la bar, joaca baschet in birouri si discuta cu seful absolut orice le trece prin cap. Am spus-o si trebuie sa o repetam: este o situatie ideala, rar intalnita. Dar cat de aproape este compania dumneavoastra, echipa care lucreaza in ea, de aceasta situatie? Sau, in acelasi timp, cat de departe? Cum arata o situatie ideala? Firesc, ea difera de la caz la caz, dar daca va regasiti membrii echipei in cel putin 75% din situatiile de mai jos, atunci puteti sa faceti filme documentare despre angajati de succes, fara conflicte la locul de munca:
- angajatii lucreaza impreuna si se ajuta reciproc pentru atingerea obiectivelor,
- exista in companie un echilibru intre experienta celor cu ani grei de munca in spate si exuberanta unor tineri abia iesiti de pe bancile scolii,
- membrii echipei isi impartasesc informatiile si experientele pozitive sau negative,
- finalizarea unui proiect este un motiv de bucurie pentru toata lumea,
- membrii echipei sunt constienti fiecare de rolul pe care il indeplinesc,
- conflictele exista, dar ele raman la nivelul ideilor ti ajuta echipa sa progreseze,
- angajatii din departamente diferite sunt pe aceeasi lungime de unda,
- fiecare membru al echipei are definit foarte clar un plan al carierei (stie unde a fost, unde este si unde poate ajunge, atat ca nivel ierarhic, cat si ca venituri),
- evenimentele comune (gen activitati de team-building) sunt organizate periodic de catre departamentul de HR.
Nu uitati ca se spune, pe buna dreptate, ca echipa nu e nimic altceva decat oglinda sefului. "Asa manager, asa oameni!" este un dicton foarte folosit in administrarea afacerii. Daca sunteti un om deschis, care incurajeaza performanta, comunicarea si echilibrul, este foarte posibil ca echipa sa fie la fel. Daca, dimpotriva, va plac situatiile incerte, mergand pe principiul "divide et impera" (dezbina si stapaneste), atunci nu va asteptati la angajati model, care sa astepte linistiti la raurile de lapte si miere ce curg prin firma.
10 fitile ce pot aprinde butoiul cu pulbere
Nu e de ras: in orice afacere, ca administrator, stati pe un butoi cu pulbere. Acest butoi este reprezentat de relatiile din firma si, de multe ori, problemele financiare grave apar nu din cauza concurentei sau a proastei pozitionari pe piata, ci din motive interne. E simplu sa reactionati daca stiti cum si, mai ales cand. O interventie prompta poate face o ca ruptura insesizabila intre doua tabere din firma sa se sudeze fara ca vreuna din parti sa-si mai aduca aminte ceva dupa cateva saptamani. Fara interventie, ruptura se transforma in prapastie, de cele mai multe ori o prapastie de comunicare. si de aici incepe tot raul!
De aceea, daca vedeti aprins oricare din cele 10 fitile de mai jos, stingeti-l repede, inainte ca explozia sa se produca!
1. conflicte de personalitate,
2. probleme personale grave ale angajatilor,
3. management de departament defectuos,
4. comunicare imperfecta a obiectivelor firmei, a rolului pe care fiecare angajat trebuie sa-l indeplineasca,
5. plictiseala si indiferenta sunt la ordinea zilei,
6. management al timpului ineficient,
7. membrii echipei nu se sprijina intre ei,
8. relatii de comunicare inexistente sau foarte slabe,
9. angajatii sunt orientati pe descoperirea problemei si gasirea vinovatilor, in loc sa puna pe primul loc continuarea proceselor din firma,
10. absenta programelor de formare in conditiile in care compania se dezvolta si apar sarcini suplimentare mult mai complexe.
In regula! Ati identificat care sunt simptomele unui conflict in firma, ati aflat si care sunt cele 10 cauze ce pot duce la un astfel de conflict, dar, din pacate, acesta a izbucnit. Oricat de mult v-ati dori, nu puteti preveni toate neintelegerile si, in numeroase cazuri, va trebui sa interveniti pentru a le aplana. Exista, oare, o reteta de succes? Da! V-o prezentam in cele ce urmeaza, cu mentiunea ca este simpla si nu a dat niciodata gres.
Reteta de succes in rezolvarea conflictelor
Mai sunt cateva zile pana cand Romania va deveni membru cu drepturi depline al Uniunii Europene si lucrurile nu mai sunt deloc asa de simple precum pareau acum cateva luni. inainte de beneficiile firesti ale aderarii, UE inseamna restrictii, in cea mai mare parte de natura comerciala. Sute de investitori vor incerca sa va ia o bucata importanta din piata si ultimul lucru de care aveti nevoie este un conflict intre angajatii din firma. Daca, totusi, acesta a explodat, atunci nu stati pe ganduri, lasati orice deoparte, si tratati-l cu responsabilitate. Urmatoarele "ingrediente", folosite exact in ordinea mentionata, se constituie intr-o reteta de succes in ceea ce priveste rezolvarea conflictelor:
- Definiti, cu foarte mare atentie, problema.
- Obtineti cat mai multe date despre conflict.
- Analizati absolut toate informatiile pe care le aveti.
- Alegeti cea mai buna solutie, care sa fie acceptata de partile implicate in conflict.
- Implementati solutia si continuati apoi sa o imbunatatiti, pe masura ce apar rezultatele.
Asa cum probabil v-ati gandit, toate cele cinci actiuni de mai sus nu pot fi duse la bun sfarsit fara comunicare. Pentru a identifica problema, trebuie sa purtati discutii cu toti cei ce sunt implicati in conflict. Obtinerea datelor despre acesta se realizeaza tot prin comunicare, prin discutii in grup si individuale. Analiza informatiilor prespune o comunicare intre partea emotionala si partea rationala care va definesc ca manager. Alegerea solutiei, practic, cea mai dificila parte a aplicarii retetei, inseamna negocieri directe si indirecte. in urma acestor negocieri va asigurati ca angajatii vor fi multumiti cu decizia dumneavoastra. in fine, implementarea solutiei reprezinta tot o comunicare intensa. Fara aceasta comunicare, membrii echipei nu vor accepta rezolvarea, considerand ca aceasta le este impusa. Implicand tot personalul afectat de conflict in implementarea solutiei, rezultatele sunt extraordinare. Acelasi lucru se petrece si cu imbunatatirea solutiei implementate. Este ideal ca rezolvarea data sa fie una definitiva, dar, in 99% din cazuri, va trebui sa mai faceti mici corectii. Iar acestea pot fi descoperite cel mai usor tot printr-o buna comunicare.
Exemplul rabinului
Alegerea unei solutii si aplicarea ei la conflictul existent inseamna, in buna masura, acceptarea unui compromis de catre toti cei implicati. Rolul dumneavoastra de administrator este de a oferi certitudinea ca fiecare parte face compromisul cel mai mic si ca, de fapt, a avut dreptate.
Exista o poveste celebra, cunoscuta ca "Dreptatea rabinului" ce se poate aplica si in cazul unui conflict in firma, bineinteles, nuantata si bine explicata. Se spune ca un om i-a furat altuia gainile si pagubitul, dorind sa i se faca dreptate, a mers la rabin. Ca sa-si sustina cauza, hotul l-a urmat. Rabinul a ascultat atent plangerea celui ramas fara gaini si i-a spus simplu: "Ai dreptate!". Hotul a marturisit ca a furat gainile pentru ca altfel copiii lui ar fi murit de foame. Rabinul, dupa ce a cugetat cateva minute, a spus: "Ai dreptate!". De pe margine, un privitor a sarit imediat, strigand: "Rabine, dar nu se poate ca amandoi sa aiba dreptate!". Foarte calm, rabinul a concluzionat: "si tu ai dreptate!".
Arta rezolvarii conflictelor in firma pe care o conduceti inseamna gasirea echilibrului si perpetuarea acestuia.
Cele mai eficiente arme pe care le aveti
Sunteti administrator, e firma dumneavoastra si v-ati investit o parte din viata si o parte importanta din resursele financiare. in consecinta, ati putea adopta stilul amintit de cartile americane: "my way or the highway" (in traducere libera: ori ca mine, ori iti vezi de drum). Dar ce faceti cu lipsa tot mai acuta de personal competent si, mai ales, cu presiunea pusa de multinationale care angajeaza oameni pe banda rulanta? E simplu sa-i spuneti unui angajat aflat intr-o perioada mai putin fericita a existentei sale ca usa e deschisa si poate sa plece. Dar formarea unuia nou inseamna luni de activitati derulate cu sincope, ca sa nu mai amintim de banii pe care i-ati cheltuit cu trainingul celui pe care l-ati invitat sa plece. in aceste conditii, este mult mai eficient sa incercati mentinerea unui echilibru la nivelul relatiilor dintre angajati. Mai ales ca aveti un arsenal pe care va puteti baza, arsenal din care fac parte si armele de mai jos. Nu sunt arme de distrugere in masa, ci, din contra, arme care construiesc. Ca manager trebuie:
- sa atacati problema, nu persoana care a generat-o,
- sa aratati respect pentru punctul de vedere al fiecarui angajat,
- sa va orientati numai catre ce poate fi facut (nu catre ceea ce stiti ca nu poate fi pus in practica),
- sa incurajati dialogul, ca singura forma de comunicare ce poate duce la rezolvarea conflictelor,
- sa acceptati ca nu aveti intotdeauna dreptate,
- sa va exprimati punctul de vedere fara a-i umili pe cei din jur,
- sa ascultati punctul de vedere al celor implicati inainte de a va spune punctul propriu de vedere.
Paza buna trece primejdia rea
Proverbul e vechi, dar functioneaza intotdeauna si poate fi usor adaptat cazului de fata! Conflictele din cadrul unei organizatii sunt mult mai simplu de prevazut si, deci, anihilat din fasa decat de rezolvat dupa ce oamenii si-au spus cuvinte grele. Sau dupa ce firma a pierdut deja bani din cauza starii negative din grup.
Twitter posts
Flux RSS