Cum redactati cele mai bune scrisori de multumire
23-Ian-2008 by Florin Campeanu
Tags: corespondenta de afaceri, model de scrisoare, scrisoare de multumire, corespondenta, scrisori de multumire, scrisori de afaceri
Intr-una din cartile lui care au stabilit, practic, principiile comunicarii moderne in afaceri, celebrul Dale Carnegie spunea ca a multumi dupa un moment crucial este mai important chiar decat trimiterea... ordinului de plata. Oamenii de afaceri sunt implicati in acest domeniu din foarte multe motive, iar banii sunt clar, pe podium. La fel de importanta este insa dorinta lor de a se simti valorizati, apreciati si importanti. O scrisoare de multumire este, in foarte multe cazuri, ceea ce isi doresc cu adevarat. Un simplu “multumesc” este cuvantul care va diferentiaza si va pune intr-o lumina mult mai favorabila in lupta cu concurenta. Scrisoarea de multumire este o reimprospatare a relatiei de afaceri si atrage dupa sine o reconsiderare a viitoarei relatii sau, dimpotriva, a unei relatii mai vechi. De ce este important sa spuneti “multumesc”? Pentru ca resursele de timp sau materiale alocate acestui proces sunt neinsemnate, dar beneficiile, credeti-ma pe cuvant, pot fi imense. De asemenea, o scrisoare de multumire poate fi motiv pentru lansarea unei noi provocari sau pentru clarificarea unor elemente din corespondenta anterioara.
De ce nu multumesc oamenii?
Din comoditate – este cel mai simplu si mai pertinent raspuns. Sunt o sumedenie de factori interni si externi, asa cum aminteam in partea de inceput, care va impiedica sau va distrag de la procesul de... multumire. Foarte multi oameni de afaceri, in special cei proveniti din preajma... targurilor de masini sau a pietelor, nu vad decat la un metru in fata lor (metaforic vorbind). “ Ii iau banii acum si voi vedea eu pe urma. Daca are nevoie de mine, va veni oricum sa incheiem o noua afacere!”. Livreaza marfa sau presteaza serviciul, incaseaza banii si pornesc in cautarea unui alt musteriu. Este si aceasta o modalitate de a face afaceri… Dumneavoastra, sunt sigur, nu va numarati printre oamenii de afaceri descrisi mai sus. Dumneavoastra stiti cel mai bine ca este mult mai greu sa castigati un nou client decat sa pastrati unul vechi. Iar un client, un partener de afaceri, se fidelizeaza si prin trimiterea dupa evenimente semnificative a unor eficiente scrisori de multumire.
Cand trebuie sa trimiteti scrisori de multumire
Intotdeauna! Nu, nu este o gluma, ci un fapt dovedit in ani si ani de studii efectuate de specialistii in corespondenta in afaceri. Trimiterea unei scrisori de multumire este mult mai fireasca decat realizarea de carti de vizita pentru toti angajatii care intra in contact cu oameni din afara companiei. Sunt sute de motive care implica trimiterea unei scrisori de multumire. Iata doar cateva, cu pretentia cu nu le-am amintit decat pe cele mai importante:
- dupa primirea unei comenzi,
- dupa o convorbire telefonica,
- dupa acceptarea unei cereri de amanare,
- dupa primirea unei scrisori de apreciere,
- dupa participarea la o intalnire cu personalitati importante pentru afacerea dumneavoastra,
- dupa primirea unei invitatii la un eveniment,
- dupa primirea unei oferte,
- dupa rezolvarea unei reclamatii,
- dupa o recomandare favorabila,
- dupa confirmarea unei rezervari,
- dupa anularea unei rezervari,
- dupa primirea unor informatii solicitate,
- dupa un interviu de angajare,
- dupa primirea unui produs pentru teste,
- dupa stabilirea unei noi relatii de afaceri,
- dupa primirea unei sume de bani in cont,
- dupa acceptarea amanarii unei intrevederi,
- dupa primirea unei sponsorizari (donatii),
- dupa aparitia in presa a unui articol favorabil afacerii dumneavoastra,
- dupa acceptarea unei intrevederi,
- dupa obtinerea unui nou client important ...
Lista de mai sus poate continua cu cel putin inca 100 de motive pentru trimiterea unei scrisori de multumire. in modelele pe care le-am pregatit pentru dumneavoastra, veti mai gasi si alte situatii care impun o corespondenta prin care sa spuneti “multumesc”.
Atentie!
Prins cu probleme extrem de importante privind activitatea companiei pe care o conduceti sau in care va desfasurati activitatea, de foarte multe ori, veti neglija trimiterea unei scrisori de multumire. Este adevarat, e foarte important sa demarati deja imediat dupa incheierea unei convorbiri telefonice onorarea comenzii. O scrisoare de multumire va construi insa o punte afectiva intre dumneavoastra si potentialul partener de afaceri. O relatie afectiva care se va dovedi extrem de importanta, daca nu decisiva, in desfasurarea afacerii.
Scrisori de multumire dupa rezultate negative
Da, poate parea bizar, dar este bine sa trimiteti scrisori de multumire si atunci cand rezultatul discutiei sau al intrevederii este negativ. Ati incercat sa obtineti un pret mai bun, dar actiunea dumneavoastra s-a soldat cu un esec lamentabil... Se mai intampla, nu puteti castiga in fiecare zi. Puteti insa sa scrieti patru fraze pe o hartie cu antet prin care sa multumiti pentru timpul acordat si pentru eforturile facute de partenerul de afaceri pentru gasirea unei solutii convenabile pentru ambele parti. Trimiterea unei astfel de scrisori de multumire va garanteaza faptul ca, in negocierea viitoare, porniti de pe o alta treapta. Evident, superioara.
Atentie! Diplomatia face minuni de mii si mii de ani. Razboaie sangeroase au fost evitate numai pentru ca anumite minti luminate au stiut sa exploateze si ultima farama de sansa. O lupta pierduta nu este decat o etapa in ceea ce v-ati propus sa realizati pe taramul afacerilor. Cei ce reusesc aici sunt oamenii pentru care joaca cu banii si cuvintele reprezinta cel mai mare hobby. Trimiteti, asadar, o scrisoare de multumire chiar si atunci cand nu prea aveti pentru ce multumi. Veti vedea ca actiunile dumneavoastra vor creste considerabil.
Ironia fina si scrisorile de multumire
Chiar daca sunteti la inceputul carierei dumneavoastra de om de afaceri, nu trebuie sa va lasati niciodata calcat in picioare. Este o realitate faptul ca viata este un lung sir de compromisuri, mai mici sau mai mari. Reusesc cei care stabilesc un echilibru intre ele si nu se abat prea tare de la principii. Principiile fiecaruia, evident. “ Scopul scuza mijloacele”, spunea Machiavelli, trasand si el directii clare, pentru unii, in afaceri. Calea de mijloc duce insa intotdeauna la succese remarcabile si, mai ales, durabile, continue. Umilinta nu trebuie sa fie o stare pe care sa o acceptati cu zambetul pe buze chiar daca sunteti in pragul falimentului. Sunteti muscat de coada? Muscati-va concurentul de aceeasi parte a corpului, poate chiar de beregata, daca este nevoie sa supravietuiti. O arma eficienta impotriva “sagetilor otravite” lansate de dusmanii in afaceri sunt tocmai scrisorile de… multumire! Bine plasate si redactate, acestea au un efect garantat asupra concurentei. Daca stiti sa imprimati un caracter fin ironic scrisorilor dumneavoastra de multumire, veti reusi sa demonstrati ca sunteti un actor greu pe piata, desi treceti printr-o perioada mai dificila. Cine se pune cu dumneavoastra se lupta cu un adversar de categorie superioara, fara prea multe sanse de reusita. impletiti ironia cu multumirile (aveti doua modele prezentate in paginile …) si va veti face respectat.
Atentie! Ironia nu presupune folosirea de cuvinte “grele”. Va aflati pe un teritoriu in care multe arme sunt permise, dar nu uitati ca duelurile nu s-au desfasurat niciodata cu... tunul, ci cu sabia sau cu pistolul. Nu foloseste la nimic sa va “infierati” concurentii sau fostii parteneri de afaceri cu cuvinte de care s-ar rusina pana si… liderul galeriei unei echipe de fotbal. Daca stiti sa va plasati banii in afaceri profitabile, trebuie sa invatati sa va descurcati si cu cuvintele cu doua taisuri. Pastrand insa un limbaj elevat. Nu uitati! Afacerile sunt pentru gentlemeni.
Opriti-va la timp!
Ati reusit o afacere pentru care, cum spune romanul, va vine sa va sarutati singur si ati trimis o frumoasa scrisoare de multumire. Gata, misiune incheiata cu succes, treceti la alta actiune. Nu va foloseste absolut deloc starea de extaziere prelungita si trimiterea de scrisori de multumire (aceluiasi client sau partener) cu cadenta unei mitraliere. O scrisoare de multumire corect formulata, in care termenii sunt alesi cu grija, este suficienta. Doua, trei sau chiar patru nu au decat darul de a deranja si, atentie, de a cristaliza partenerului parerea ca sunteti la... prima afacere in stil mare. Opriti-va, asadar, la timp, fara a trece la extrema cealalta. Sunteti un partener cu drepturi egale in orice tranzactie si chiar daca afacerea este una, intr-adevar, senzationala, este de ajuns o singura scrisoare de multumire.
Atentie! Puteti pierde un partener puternic de afaceri prin faptul ca ati uitat sa-i trimiteti o scrisoare de multumire, dar, la fel de bine, il puteti pierde trimitandu-i prea multe... Nu va agasati clientii/partenerii/posibilii parteneri transmitandu-le acelasi mesaj /de multumire). Pastrati-va demnitatea si utilizati acest instrument eficient doar atunci cand se impune!
(articol aparut in lucrarea Consilier - Corespondenta de afaceri editat de Rentrop&Straton)
Posted in Articole,
Corespondenta de afaceri |
Print |
Twitter posts
Flux RSS