Tags: Corespondenta de afaceri: Referinte pentru partenerii de business, scrisori de afaceri, scrisoare de referinte
Marile companii au ajuns pe primele locuri ale ierarhiilor mondiale pentru ca si-au construit ceea ce specialistii in promovare numesc simplu, IMAGINE. Fara imagine, una pozitiva, desigur, o companie pur si simplu nu exista. Atunci cand mergem sa incheiem o asigurare de viata ne orientam catre o firma in care avem incredere, despre care stim ca are o imagine buna. La fel, atunci cand achizitionam un autoturism, in primul rand ne interesam cine se gaseste in spatele modelului dorit. Totul, asadar, inseamna imagine.
Ce reprezinta o scrisoare de referinte?
Autorii acestui capitol au dezbatut ore in sir pe marginea titulaturii corecte: este o scrisoare de referinte sau una cu referinte? La fel de bine s-ar putea numi scrisoare de prezentare de referinte, dar sunt cam multe cuvinte... Dupa ascultarea tuturor argumentelor, consultand si exemple din corespondenta de afaceri britanica sau franceza, am ajuns la concluzia ca scrisoarea de referinte este termenul care defineste exact ceea ce dorim sa prezentam in capitolul de fata. Atentie: scrisoare de referinte, si nu scrisoare de... referinta!
Ce este, de fapt, o scrisoare de referinte? O scrisoare ca oricare alta, dar care poate insemna milioane de dolari pentru compania la care face referire! Cand vorbim despre scrisorile de referinte, ne gandim, in special, la cele pozitive, pentru ca este greu de crezut ca o companie va apela la dumneavoastra pentru referinte... negative! Scrisoarea de referinte, care, in anumite situatii, poate depasi o pagina A4 (atunci cand anexati contracte sau alte dovezi ale bunei colaborari) contine, pe scurt, istoricul relatiei de afaceri dintre cele doua companii (compania care cere si cea care ofera scrisoarea de referinte). Cuvintele folosite in aceasta scrisoare trebuie sa se incadreze intr-o stare de echilibru, fara a se face apel la epitete bogate sau metafore. Mai concret spus, cuvantul care caracterizeaza scrisoarea de referinte este ECHILIBRU. Rolul acestei scrisori este de a oferi o viziune exacta asupra competentelor si posibilitatilor unei companii. Orice tentativa de a manipula cititorul acestei scrisori va fi imediat sesizata, iar rezultatul scrisorii se va scrie cu minus in fata.
Cand au partenerii de afaceri nevoie de referinte?
O companie renumita, gen IBM, Coca Cola, Renault sau Microsoft, nu mai are nevoie de nici o prezentare si, implicit, nici de referinte. Atunci cand o asemenea companie doreste sa incheie un contract, cu un furnizor, sa spunem, se formeaza o coada cu sute de reprezentanti ai firmelor interesate. Un contract cu Coca Cola este o mana cereasca pentru orice firma, mica, medie sau mare. Explicatia este simpla si se bazeaza, in principal, pe valoarea comenzii si pe garantia ca plata contractului se va face intotdeauna la timp. Dar daca firma respectiva nu se numeste IBM, ce e de facut? Cum poate o asemenea companie, de cele mai multe ori la inceput de drum, sa garanteze ca va respecta clauzele contractuale si va livra la timp marfa sa ca va transfera banii in contul partenerului de afaceri respectand termenele? Aici interveniti dumneavoastra!
Daca intre firma dumneavoastra si cea care are nevoie de o scrisoare de referinte exista o buna relatie de afaceri, puteti fi contactat pentru a transmite o scrisoare de referinte. De regula, o scrisoare de referinte este solicitata atunci cand partenerii dumnevoastra de afaceri doresc:
- sa obtina un credit important de la banca,
- sa convinga actionarii pentru a investi mai mult in companie,
- sa incheie un prim contract cu o anumita companie,
- sa obtina audit din partea unei firme de renume,
- sa faca parte din comisia de organizare a unui eveniment deosebit,
- sa faca parte dintr-un consortiu,
- sa se asocieze cu o alta companie,
- sa participe la o licitatie cu fonduri private sau de stat,
- sa achizitioneze actiuni ale unei alte companii.
Lista de mai sus poate fi completata cu alte cateva zeci de motive. Practic, un partener are nevoie de o scrisoare de referinte atunci cand doreste sa asigure credibilitate. Daca ar afirma singur ca este profesionist in tot ceea ce face, acest lucru ar bate la ochi. O scrisoare de referinte primita de la un vechi partener de afaceri este, practic, cel mai bun document de identitate!
Cazuri particulare in redactarea scrisorilor de referinte
Asa cum este firesc, in orice activitate exista si cazuri particulare, elemente ce ies din comun. in redactarea scrisorilor de referinte trebuie sa tineti cont de un aspect deosebit de important: la ce foloseste scrisoarea in cauza? Exista scrisori generale, in care povestiti in cateva fraze despre cat de frumos si eficient ati colaborat cu solicitantul, dar, de asemenea, exista si scrisori asa-zis dedicate.
Daca solicitantul unei astfel de scrisori doreste sa obtina un credit important de la o banca, nu este neaparat nevoie sa amintiti despre cat de multumiti au fost clientii dumneavoastra de produsele obtinute de la el... in acest caz particular, scrisoarea de referinte se va baza pe solvabilitatea partenerului si pe istoricul nepatat al relatiei financiare existente. Daca ati derulat contracte in care au existat mai multe termene de plata (chiar rate sau leasing), mentionati ca aceste termene au fost intotdeauna respectate iar banii v-au fost virati pana la ultimul leu.
De asemenea, daca solicitantul doreste sa obtina intrarea intr-un comitet de organizare a unor activitati cu caracter social, puteti sa transmiteti zece pagini cu informatii financiare. Ele vor fi complet inutile! in acest caz, ideal este sa va axati pe evenimentele organizate de partener la care ati participat cu bucurie, la sponsorizarile pe care acesta le-a efectuat si la bursele pe care, an de an, le ofera studentilor.
Pentru a evita munca inutila (munca de creatie, platita scump...), va recomandam sa luatilegatura cu compania care va solicita scrisoarea de referinte si sa aflati daca este vorba de un caz special sau doar despre o scrisoare obisnuita. Fara indoiala, in cererea primita trebuie sa se specifice clar acest lucru, dar probleme de comunicare inca mai exista in tara noastra...
Cum va influenteaza imaginea o scrisoare de referinte
Chiar daca redactarea unei scrisori va... mananca timpul, trebuie sa stiti ca efortul dumneavoastra de creatie nu va fi in zadar. Mai devreme sau mai tarziu, veti obtine anumite beneficii de pe urma scrisorii redactate! Practic, la prima vedere, nu primiti nimic! Dumneavoastra sunteti cel care, prin frazele trecute in scrisoare, facilitati obtinerea unui anumit avantaj. Pentru o alta companie... Dar doar pentru moment!
O scrisoare de referinte inseamna, pentru dumneavoastra:
- recunostinta din partea solictantului,
- recunoastere din partea cititorului.
Sa le luam pe rand.
Recunostinta din partea solicitantului. Fara a cunoaste rezultatul final al demersului sau, solictantul va considera primirea unei scrisori de referinte din partea dumneavoastra ca pe un gest de bunovointa. Relatia de afaceri dintre el si dumneavoastra chiar reprezinta ceva si va face tot posibilul sa o pastreze. Daca in cateva luni veti primi un pret mai bun sau o suplimentare a gamei de servicii fara costuri suplimentare sa nu va intrebati de unde a cazut acest noroc pe capul dumneavoastra! Cele cateva minute in care nu ati facut altceva decat sa spuneti adevarul despre un partener sunt... de vina!
Recunoasterea din partea cititorului. Scrisoarea dumneavoastra de referinte, cu antetul companiei, semnatura si stampila va ajunge pe masa unei persoane care, poate, inca nu va cunoaste. Aceasta persoana poate fi un ministru, un director al unei importante companii sau orice alta persoana importanta. Cand va auzi rostit numele companiei dumneavoastra va face imediate o conexiune cu un element pozitiv (o scrisoare de referinte redactata profesional) si va gandi imediat pozitiv despre dumneavoastra. Sa nu va mire daca cititorul scrisorii dumneavoastra de referinte va spune peste tot ca sunteti o companie cu care merita sa faci afaceri. Chiar daca habar nu are cu ce va ocupati...
Demn de retinut este faptul ca o scrisoare de referinte nu are cum sa va influenteze decat in bine imaginea. Exceptie face situatia in care numele dumneavoastra se asociaza cu o companie perceputa negativ (din diverse motive). incercati sa va feriti de astfel de momente neplacute, care va pot distruge imaginea, cu repercusiuni grave asupra mersului afacerii dumneavoastra!
Cinci pasi pentru realizarea unei referinte perfecte
E greu de crezut ca exista ceva perfect pe acest pamant, de aceea, poate, am supralicitat atunci cand am spus ca exista pasi ce duc la o scrisoare perfecta de referinte. Mai degraba ar trebui sa folosim cuvantul "eficient" pentru ca o scrisoare perfecta este cea care isi atinge scopul. in cazul nostru, o scrisoare perfecta de referinte este o scrisoare care il ajuta pe solicitant sa obtina ceea ce si-a dorit.
Specialistii in corespondenta au ajuns la concluzia ca o scrisoare de referinte se scrie in cinci pasi. Iata care sunt acestia:
Pasul 1. Analiza cererii.
Asa cum am mai spus, atunci cand primiti, prin fax, telefon sau e-mail, o cerere de redactare a unei scrisori de referinte, trebuie sa studiati cu atentie elementelse acestei cereri. Daca este un caz special, tratati-l cum se cuvine, daca este vorba doar despre o scrisoare generala de referinte, treceti imediat la pasul urmator. inca un amanunt: daca in mesajul primit nu sunt mentionate toate elementele de care aveti nevoie pentru a scrie scrisoarea (obiectivul referintelor, data la care trebuie transmisa, destinatar etc.), puneti mana pe telefon si sunati-l pe solicutant. Dar nu inainte de a parcurge pasul doi.
Pasul 2. Analiza solicitantului.
Aproape in acelasi timp cu analiza cererii trebuie sa faceti si analiza solicitantului. Daca este vorba de o companie cu care aveti o relatie lunga de colaborare, totul este cat se poate de simplu. stiti, cu siguranta, ce trebuie sa faceti. Va uitati in dosarul companiei, vorbiti cu oamenii care raspund de relatia in cauza si treceti la pasul urmator. Daca, insa, solictantul este o firma despre care stiti foarte putine lucruri si, in plus, nu v-ati format inca o parere in privinta ei (la care se adauga si anumite dificultati de comunicare si nu numai), probabil ca nu va mai exista nici un alt pas. in acest caz treceti direct la sectiunea "Cand si cum refuzati transmiterea unei scrisori de referinte?"…
Pasul 3. Redactarea primara a scrisorii.
stiti ce vi se cere si, mai ales, de unde vine solicitarea scrisorii de referinte, sunteti gata de a incepe redactarea propriu-zisa a mesajului. Aveti doua variante! Una, complicata: creati personal, da capo al fine, mesajul. Cea de-a doua: alegeti o scrisoare prezentata in partea a doua a capitolului (Modele de scrisori de referinte). Pentru orice varianta ati opta, va trebui, inprima faza, sa creionati scrisoarea. Desi termenul nu se potriveste cu utilizarea computerului, putem spune ca faceti o „ciorna".
Pasul 4. Personalizarea si definitivarea scrisorii.
Ati realizat mesajul, l-ati recitit de cateva ori si vi se pare ca sune foarte bine, acum este momentul sa treceti totul pe hartie cu antet, sa va puneti semnatura si stampila. Nu uitati sa rugati secretara sa dea un numar de inregistrare scrisorii pentru ca ea sa capete un caracter oficial. Fara acest numar de inregistrare,. Scrisoarea dumneavoastra nu este decat o bucata de hartie fara prea multa valoare. De asemenea, este indicat sa concepeti si un mesaj de insotire a scrisorii de referinte, pe o pagina separata.
Pasul 5. Expedierea scrisorii.
Ati scris scrisoarea, ati facut o copie pentru a o pastra in arhiva (nu se stie niciodata...), tot ceea ce v-a mai ramas de facut este sa o expediati solicitantului. Sunt mai multe cai prin care puteti transmite acest mesaj devenit document, de aceea va recomandam sa cititi cu atentie sectiunea „Cum transmiteti o scrisoare de referinte". Misiunea dumneavoastra s-a incheiat! Puteti fi sigur ca pe lista persoanelor care gandesc pozitiv despre dumneavoastra s-a mai adaugat una!
Cand si cum refuzati transmiterea unei scrisori de referinte?
Ei bine, in activitatea dumneavoastra profesionala veti fi nevoit (speram ca foarte rar) sa refuzati solicitarea unui partener de a redacta o scrisoare de referinte pentru compania lui. Refuzul dumneavoastra va fi unul elegant, demn de un om de afaceri uns cu toate alifiile, care se gandeste intotdeauna la imaginea sa. Cand sunteti nevoit sa refuzati o astfel de solicitare? Cazurile sunt dintre cele mai diverse, dar am selectat cateva pentru dumneavoastra. Ele sunt prezente in lista de mai jos:
- compania solicitanta are un statut incert,
- compania solicitanta face obiectul unei investigatii de presa,
- compania solicitanta este in vizorul Politiei sau al oricarui alt organ de ancheta,
- compania solicitanta v-a produs nenumarate neplaceri de-a lungul colaborarii,
- compania solicitanta va este datoare o anumita suma de bani,
- asocierea numelui dumneavoastra cu numele companiei solicitante v-ar crea probleme de imagine,
- redactarea scrisorii presupune din partea dumneavoastra un grad complex de implicare pe care nu-l doriti,
- compania dumneavoastra nu este in masura sa ofere referinte in contextul respectiv.
Dintr-un motiv sau altul ati decis sa refuzati solicitarea de a redacta scrisoarea. Este decizia dumneavoastra si ea trebuie respectata! Dar cum comunicati refuzul astfel incat relatia cu compania solicitanta sa nu fie iremediabil compromisa? Va recomandam un truc care functioneaza intotdeauna!
Nu dati vina pe politica de companie sau pe alta politica la fel de abstracta pentru solicitant. Redactati un mesaj prietenos in care puteti spune, foarte cinsitit: „Ne pare foarte rau, dar, de regula, raspundem la acest gen de solicitari numai dupa ce avem o relatie de cel putin doi (trei, patru) ani de colaborare. Speram ca veti intelege motivele....". La fel, in loc de durata colaborarii puteti trece numarul de contracte semnate sau orice alt motiv elegant ce tine de colaborare. Nimeni nu va avea nimic de spus pentru ca ati oferit o explicatie realista pentru refuzul dumneavoastra.
Cum transmiteti o scrisoare de referinte
Ati ajuns si la faza finala! Nu v-a mai ramas nimic altceva de facut decat sa transmiteti scrisoarea. Perfect, dar cum faceti acest lucru?
Pe vremuri, nu aveati prea multe alternative, avand de ales intre porumbelul calator, postalion sau un cavaler care sa va duca in siguranta scrisoarea la destinatie. intre timp, lumea a evoluat si lucrurile s-au schimbat radical, in special in domeniul comunicatiilor. Desi noile cuceriri ale tehnicii uimesc din ce in ce mai tare: transfer FTP, Internet, e-mail, video-telefon, fax etc., eticheta cere ca o scrisoare sa fie trimisa in original. Iar acest lucru nu se poate face decat prin traditionala posta (e drept, puteti apela si la o firma de curierat, cu costuri putin mai mari).
Asadar, daca va respectati, trimiteti scrisoarea de referinte intr-un plic. Este mai costisitor, din punct de vedere timp si bani, dar efectul este garantat. in situatii extreme, atunci cand solicitantul are nevoie de scrisoare urgent, puteti apela la fax, transmitand documentul pe aceasta cale. Faxul a devenit de mult un instrument pe care oamenii il folosesc si accepta, dar originalul este original. Oricine poate face usor un fals pornind de la un fax si apeland la ajutorul unui copiator. Ar mai fi e-mail-ul, dar prin e-mail puteti trimite, cel mult, un mesaj insotit de un fisier (ca atasament). Problema apare atunci cand este vorba despre semnatura si stampila. Aici lucrurile sunt relativ similare faxului: semnatura electronica si stampila din... acelasi material nu au, deocamdata, mare trecere si nu ofera documentului puterea pe care doriti sa i-o imprimati. in concluzie, recomandarea noastra: plicul traditional, expediat prin posta! Fara confirmare de primire, dar cu un telefon dat solicitantului peste cateva zile pentru a va asigura ca totul este in regula.
Articol aparut in Consilier - Corespondenta in afaceri, editat de Rentrop&Straton.
Posted in Articole,
Corespondenta de afaceri |
Print |
Twitter posts
Flux RSS