Campeanu.ro» Articole» Controlul si reducerea costurilor» Cine nu are un controller, sa-si cumpere

Tags: controller, analiza financiara, profit, buget, venituri, cheltuieli, management financiar, controlling

---

Strategie regandita

Cine nu are un controller, sa-si "cumpere". Repede!

Administrarea afacerii a depasit de mult granitele conceptului "cumpar cu 1 leu si vand cu 2". Astazi, in epoca unui capitalism realmente salbatic, fiecare modul al unei afaceri trebuie administrat cu toata seriozitatea. Pentru ca detaliile sunt cele ce fac diferenta intre o firma profitabila si una falimentara. Iar rolul controllerului este decisiv!

Analiza situatiei existente

Oricat de mult v-ati dori sa va implicati direct in absolut toate sectoarele ce alcatuiesc afacerea dumneavoastra, e greu de crezut ca, fie si avand un program de 12-14 ore de munca pe zi, veti reusi acest lucru. Vremurile in care pentru un contract managerul avea la dispozitie chiar si o jumatate de an au apus. Traim intr-o societate rapida ce genereaza o economie haotica, cu legi tot mai bizare, greu de inteles si de acceptat. Haituiti - si cuvantul nu este deloc dur, ci total conform realitatii - angajatii nu mai au timp sa verifice daca tot ceea ce fac se inscrie in politicile firmei. Politici pe care, nu-i asa, le-ati impus tocmai pentru a va asigura ca totul decurge in companie dupa modelele pe care vi le-ati imaginat ca fiind cele mai eficiente. Si daca o "scapare" intr-un contract de administrare a spatiului verde din fata fabricii se mai poate trece cu vederea, cand e vorba de un contract de vanzare-cumparare materii prime, in cantitati imense, lucrurile se schimba. Ca sa nu mai spunem ca, doar putin "impins" de la spate, un angajat dintr-o pozitie cheie poate negocia reduceri semnificative de pret. Pe care, in mod normal, nu mai are timp sa le puna in practica...

Strategia de control al costurilor

O afacere solida se construieste avand la baza angajati competenti. Si intr-o "proportie" castigatoare. Asta inseamna ca nu va trebuie nici mai multi, dar nici mai putini. De ce? Pentru ca mai multi inseamna presiune mare si inutila pe bugetul de salarii, iar mai putini se traduce prin deficiente in administrarea tuturor modulelor afacerii.
Privit cu oarecare scepticism, controllerul a devenit un angajat nelipsit din orice firma care se respecta. Concluziile de genul "lasa domnule ca ne descurcam noi si singuri, nu avem nevoie de un analist!" au lasat locul constientizarii ca un om specializat in monitorizarea costurilor, a bugetelor de cash-flow pate da o stabilitate necesara firmei.
Desi pare greu de crezut, meseria de "controller" exista si pe vremea unui regim pe care incercam din toate puterile sa-l uitam. Conducerea comunista avea in fiecare fabrica sau uzina importanta un om sau chiar un departament intreg de "control", in stransa legatura cu departamentul de "planificare". Trecand la capitalism, pozitia din firma a devenit de "controller", iar angajatul de pe acest post nu se poate lauda, in nici un caz, cu prea multa simpatie din partea colegilor.
Toate ideile pe care vi le-am propus in acest newsletter pot fi puse mult mai usor in aplicare daca puteti apela la un controller sau analist de costuri, cum mai este el numit. De multe ori, activitatea de controlling poate fi facuta si de directorul financiar sau de analistul financiar, dar un om dedicat 100% acestui sector inseamna sanse sporite de control si reducere a costurilor.

Declaratie
"Controllingul a devenit indispensabil pentru imbunatatirea performantei in afaceri si pentru pastrarea avantajului competitiv, deoarece sprijina managementul de top in procesul de decizie strategica si operationala, considera Robert Maxim, Managing Partner al Ensight Management Consulting (http://www.ensight.ro/).

Poate ca va ganditi ca un controller "costa" scump. E adevarat, un astfel de specialist are cel putin un master in economie, poate chiar un doctorat sau un MBA. Insa economiile majore pe care acest angajat va ajuta sa le faceti va permit ca, in multe cazuri, salariul sau pe un an sa fie acoperit doar de... o zi de munca. Luati in calcul doar ce ar insemna o strategie eficienta de reducere a costurilor cu energia electrica sau cu achizitiile de echipamente (de orice natura). Doar 5% mai putin in orice segment al firmei dumneavoastra se traduce prin mii, zeci de mii sau chiar sute de mii de euro ce trec din registrul "cheltuieli" in cel intitulat simplu (si incantator pentru auz): "profit".

Ce face un controller?
Inainte de toate, controllerul este omul de incredere al administratorului. El urmareste ca politicile de achizitii, de productie, de recrutare de personal sau de motivare a angajatilor sa fie respectate. De asemenea, analizeaza atent si, peste tot unde este posibil, intervine pentru reducerea costurilor. Concret, fisa sa de post trebuie sa cuprinda (cu particularitatile de rigoare) minimum urmatoarele:

- culege, interpreteaza si modeleaza datele pentru realizarea analizei de profitabilitate si pentru a asigura exactitatea rezultatelor finale,
- verifica si aloca veniturile si cheltuielile pe centre de cost si/sau profit,
- actualizeaza informatiile solicitate in conformitate cu cerintele companiei
- asigura expertiza economica si financiara a firmei,
- monitorizeaza costurile companiei si alte elemente legate de balanta contabila,
- este implicat in procesul de bugetare, garanteaza relevanta ipotezelor luate in calcul,
- face analiza riscurilor,
- urmareste respectarea bugetului, indica semnaleaza fata de plan, propune masuri corective,
- coordoneaza urmarirea financiar-contabila a proceselor de investitii,
- defineste si participa la construirea instrumentelor de lucru, inclusiv sisteme informatice, care sa-i permita o mai buna eficienta in functia sa,
- responsabil cu furnizarea informatiilor economice cerute de entitatile catre care raporteaza,
- participa la intocmirea bugetelor de productie,
- analizeaza pierderilor tehnologice pe produse,
- monitorizeaza aplicarea legilor, normelor metodologice, ordinelor si instructiunilor in vigoare pentru domeniul in care lucreaza (impreuna cu departamentul "Legal" sau cu avocatul companiei).

Un astfel de angajat trebuie sa aiba cel putin urmatoarele competente:
- studii superioare finalizate (economice) - asa cum spuneam, de preferinta doctorat sau MBA (in functie, desigur, si de bugetul alocat in companie acestei pozitii)
- experienta profesionala in domeniul financiar,
- cunostinte de contabilitate si fiscalitate romaneasca,
- cunostinte solide de analiza si raportare financiara,
- cunostinte de operare PC - Microsoft Office,
- cunostinte de limba engleza - nivel avansat,
- abilitati de prezentare,
- gandire analitica,
- abilitati interpersonale,
- lucru in echipa.

Actionati acum!
Luati legatura cu responsabilul de Resurse Umane si publicati imediat un anunt de angajare a unui controller (site-urile de genul www.bestjobs.ro sau www.ejobs.ro sunt extrem de eficiente). Stabiliti apoi o fisa a postului care sa contina toate detaliile relevante privind controlul si reducerea costurilor in compania dumneavoastra.

(articol aparut in newsletterul Profit editat de Rentrop&Straton)